Derbis Şifresi Nasıl Alınır | Şifre Alma ve Dilekçe Örneği

DERBİS, sivil toplum kuruluşlarının mevzuatça zorunlu tutulan beyanname ve bildirimleri elektronik ortam üzerinden sisteme girmelerini, bürokratik işlemlerin kolaylaştırılmasını ve iş yükünün azaltılmasını amaçlayan sistemdir. Yönetim kurulu tarafından yetkilendirilen dernek başkanı, yönetim kurulunca alınan karar örneği ve karar defteri ile birlikte derbis şifresini il dernekler müdürlüğü personelinden kapalı zarf içerisinde alabilir. Tabi bu işlemelerin hangi prosedürler çerçevesinde yapılacağı oldukça önemli. Zira DERBİS şifresinin çalınması ya da DERBİS üzerinden farklı işlemlerin yapılması durumunda sorumluluk ilk dernek başkanına ait olacaktır. Şimdi sizlere DERBİS şifresi nasıl alınır, şifre alma kararı ve dilekçe örneği konusunda tüm detayları anlatalım.

Türkiye’de daha önce DERBİS yerine 2005 yılında kullanıma açılan e-dernek uygulaması bulunmaktaydı. Ancak gelişen teknolojiye yenilen sistem alt yapısı, onarım maliyetinin yüksek olması nedeniyle, İçişleri Bakanlığınca sıfırdan yazılan DERBİS sistemi ile değiştirilmiştir. DERBİS şifresine sahip olan 121 Bin dernek; üye kaydı doldurma, genel kurul sonuç bildirimi, beyanname verme, alınan yardımlar, dernek istatistiklerine ulaşma vb. gibi bir çok işlemi elektronik ortamda kolaylıkla yapabilmektedir. Şimdi dernek kurucuları tarafından derbis şifresi alma aşamasına geçelim.

DERBİS Şifresi Alma

• Derbis şifresi almak için yönetim kurulu tarafından karar alınır. ( DERBİS şifresi karar örneği )
• Alınan bu kararda yönetim kurulu başkanı yetkilendirilir, başkanın adına da farklı bir görevli şifreyi alacaksa isim ve TC Kimlik No’su karar örneğine yazılır.
• Dernekler il müdürlüğüne, alınan karar örneğinin fotokopisi ve karar defterinin aslı ile birlikte gidilir.
• Dernekler il müdürlüğü personeli karar defteri ile alınan kararın uygunluğunu inceler ve onaylar.
• Sistem tarafından otomatik olarak oluşturulan kullanıcı adı ve şifresi kapalı bir zarfta teslim tutanağı ile verilir.
• Derneğin adı, kütük numarası, teslim alan ve teslim veren kişilerin adları ile birlikte kapalı zarfın verildiğine dair tutanak düzenlenir. 
• Derbis şifresinin verildiğini ifade eden tutanak dernek başkanı, dernekler müdürü ve bir personel tarafından saat ve tarih not düşülerek imzalanır.

Yukarıdaki işlemler tamamlandığında derbis şifresini almış olacaksınız. Ancak dernek başkanı değişikliği olduğunda, bu değişikliği mülki idare amirliğine bildirmelisiniz. Bildirim sonrası kullanıcı adı ve şifre iptal edilir. Akabinde yönetim kurulu kararı ile tekrar şifre talep edilebilir.

Derneklerin resmi olarak elden teslim edeceği beyanname ve bildirimler ile, DERBİS üzerinden yapılacak olan işlemlerin arasında herhangi bir hukuki farklılık bulunmamaktadır. Sistem üzerinden yapılan işlemler aynı koşullarda bağlayıcıdır.

Not 1: DERBİS projesi kapsamında farklı sivil toplum kuruluşları içinde alt yapı oluşturulmuştur. Sendikalar için olanlar SENBİS, siyasi partiler için olanlar PARBİS, proje destekleri içinde  PRODES sistemleri oluşturulmuştur.

Not 2: Derbis için dilekçe talep edilmesi durumunda parantez içindeki dosyayı indirip boşlukları doldurunuz. (Derbis Dilekçe Örneği )

Derbis Şifresi İle Yapılabilecek İşlemler

• Beyanname verme işlemi ( Ocak ayından nisan ayına kadar )
• Genel Kurul Sonuç Bildirimi
• Genel Kurul Organlarında Değişiklik Bildirimi
• Yerleşim Yeri Değişiklik Bilgisi
• Taşınmaz Mal Bildirimi
• Yurtdışı Yardım Alma Bildirimi
• Dernek Üyelik İşlemleri
• Hak ve İzin Alma
• Yetki Belgesi Formu

İçişleri Bakanlığınca, DERBİS üzerinden yapılabilecek işlemler iş yükünü ve bürokratik işlemleri azaltmak amacıyla her yıl arttırılmaktadır. Eklenen farklı hizmet bilgilerini DERBİS üzerinden yada stk.gov.tr üzerinden yapılacak olan duyurulardan görebilirsiniz.

Not: Yukarıda yazılı olan derbis şifresi ile yapabileceğiniz işlemlerin süre sınırı bulunmaktadır. Size verilen sürelerde bildirim yapmazsanız, idari cezalar ile karşılaşacaksınız. Detaylı bilgi için Dernek Cezaları başlıklı makaleyi inceleyebilirsiniz.

DERBİS ile İlgili İstisna Durumlar

→ Dernekler bilgi sistemi üzerinden gönderilmesi mümkün olmayan evraklar ve bildirimler bulunduğunuz ildeki dernekler müdürlüğüne elden teslim edilir ya da taahhütlü posta ile gönderilir.

→ Derbis şifresini unutmanız durumunda bu link üzerinden kullanıcı adı ve cep numaranızı ya da e-mail adresinizi girerek yeni şifre alabilirsiniz.

→ Derbis şifresi çalınırsa ya da kaybedilirse, yetkili olmayan kişilerin eline geçmemesi adına dernekler il müdürlüğüne bildirim yapmanız gerekir.

→ Beyanname ve bildirimleri kanuni olarak size tanınan sürenin son günü saat 23:59’un son saniyesine kadar DERBİS üzerinden girişini yapabilirsiniz.

” Derbis şifresi nasıl alınır ” başlıklı makalenin sonuna geldik. Elif KARATAŞ İdari Danışmanlık Hizmetleri olarak sivil toplum faaliyetlerinde, karşılaşacağınız tüm zorluklarda sizlerin yanında yer almaktayız. Bilgi almak istediğiniz konularda yorumlar bölümünden ya da iletişim numaraları üzerinden bizlere ulaşabilirsiniz.