Dernek Defterleri | Zorunlu ve İhtiyari Tutulacak Defterler

Dernek kurmak sadece tüzük hazırlamak ve kuruluş bildirimini il sivil toplum müdürlüğüne vermekten ibaret değil. Kuruluş bildirimini yaptıktan sonra tutulması zorunlu ya da ihtiyari olan dernek defterleri notere ya da dernekler birimine onaylatılmalı. Defter tutma esaslarına dernekler kanunu ve dernekler yönetmeliği maddelerinde detaylıca değinilmiştir. Yapılacak olan usulsüzlük, eksiklik ya da keyfi davranışlara hem adli ceza hem de en yüksek idari ceza verilebilmektir. Bu nedenle dernek defterlerinin tutulmasında kanun koyucu tarafından belirlenmiş olan yönetmelik maddelerine uygun bir şekilde hareket etmelisiniz.

Dernekler normal şartlarda işletme hesabına göre defter tutmaktadırlar. Ancak yıllık geliri 500 Bin TL’yi geçen, kamu yararına çalışan dernekler bilanço hesabına göre defter tutmak zorundadır. Tabi işletme hesabına göre dernek defteri tutacak olanlar isteğe bağlı olarak bilanço hesabına göre de defter tutması mümkündür. Tabi tek tutulması gereken defterler bunlar değil. Yazı içinde tutulması zorunlu ya da ihtiyari olan dernek defterleri konusunda tüm detayları sizlere aktaracağız.

Dernek defterlerinin tutulmasının usul ve esaslarında yapılacak aykırılıklarda, derneklerin ya da kurulun 2021 yılı için 1730 TL ile 545.5000 TL arasında değişen miktarlarda para cezasına çarptırılacaktır. Bu nedenle dernek defterlerinin tutulması konusunda mutlaka dernek muhasebesi alanında uzman bir firma ile çalışmalısınız. Elif KARATAŞ İdari Danışmanlık Hizmetleri olarak tüm süreçlerde sizlerin yanında yer almaktayız.

Tutulması Zorunlu Dernek Defterleri

Dernek defterlerinin tutulmasına yönelik esaslar; Dernekler Yönetmeliği 6. bölüm 31-41. Maddeler arasında belirtilmiştir. Dernek defterlerinin tutulması, tasdik edilmesi, düzenlenmesi, kaybolması veya zayi edilmesinde yönetmelik hükümleri uygulanır. Şimdi tutulması zorunlu dernek defterlerini detayları ile birlikte sıralayalım.

Dernek Üye Kayıt Defteri

Derneğe yazılı olarak üye kayıt başvurusu yapıldığında, yönetim kurulu 30 gün içinde görüşüp onay ya da ret kararı vermek zorundadır. Başvuru onaylanıp karara bağlandığında, üye bilgileri üye kayıt defterine girişir. Üye kayıt defterinin tutulması zorunludur.

• Üye adı ve Soyadı
• TC Kimlik Bilgisi
• Kişinin Uyruğu
• Anne Adı
• Cinsiyeti
• Üyeliği Giriş Tarihi ( yönetim kurulu karar tarihi)
• Üyelilikten Çıkışı tarihi

Yukarıdaki bilgilerin dernek üye kayıt defterine yazılması zorunludur. Bunlar dışında meslek, e-mail adresi, ikamet adresi, üyelerin ödedikleri aidat bilgileri  yazılabilir, ancak zorunlu değildir. Bu durum üyelerin vesikalık fotoğraflarının yapıştırılması konusunda da ihtiyaridir.

Not 1: Üyelerin arasında yabancı uyruklu bir kişi var ise, bulunduğu ülkenin vatandaşlık numarası TC No bölümüne yazılabilir.

Not 2: Üye olacak olanlar arasında tüzel kişi, yabancı dernek ya da kar amacı gütmeyen vakıf dışında bir kuruluş var ise farklı hükümler uygulanır. Ad, soyadı kısmına tüzel kişiliğin unvanı, TC numarası kısmına vergi kimlik numarası, uyruğu kısmına bulunduğu ülke adı, meslek kısmına da hukuki statüsü yazılır.

Not 3: Bir üyeye karşılıklı olarak 2 sayfa ayırıp, üyelik aidat bilgilerini 2. sayfaya girişini yapabilirsiniz. Üye kayıt defteri bitene kadar kullanılmalıdır. Ara tasdiki olmaz. ( Dernek Üye Kayıt Defteri Örneği )

Dernek Karar Defteri

Yönetim kurulu tarafından görüşülüp alınan kararlar numara ve tarih sırasına göre mürekkepli kalem ile yazılır ve yazının altı yönetim kurulu üyeleri tarafından imzalanır. Eğer bilgisayar ya da daktilo ile karar alınacaksa, bu çıktı karar defterine yapıştırılır. Yapıştırılan bu çıktının 4 köşesi de noter tarafından mühür vurulup, tasdik ettirilir. Tutulması zorunludur. Alınan kararlar tek sayfaya sığmıyor ise, paraf edilerek karar sonu imzalanır. Dernek karar defteri yanlış yazılırsa yazı sonunda yer alan yönetmelik maddeleri uygulanır.( Dernek Karar Örnekleri)

Evrak Kayıt Defteri

Derneğe gelen ve giden evrakların kaydı tarih ve sıra numarası ile bu deftere kayıt edilir. Defterde gelen evraklar ve giden evraklar diye iki ayrı bölüm bulunur. İsteğe bağlı olarak gelen evraklar için ayrı, giden evraklar için ayrı defter tutabilirsiniz. Gelen evrakların aslını ve giden evrakların kopyasını defterde oluşturmuş olduğunuz sıra numarasına göre dosyalamalısınız. Eğer e-mail ya da farklı elektronik ortamdan gelen ve giden evraklar var ise, bunların çıktısını alınır. Tutulması zorunlu dernekler defterleri arasında yer alır. Her yılın başında 1 sıra numarası ile kayıt yapılır.(Dernek Evrak Kayıt Defteri Örneği)

Yukarıda yer alan 3 dernek defterinin; İşletme Hesabı defteri ya da Bilanço hesabı defter tutanlar için tutulması zorunludur.

⇒ Dernekler gelir ve giderlerini muhasebeleştirmek için işletme hesabı defteri tutarlar. Geliri 500 Bin TL üzeri olanlar ve kamu yararına çalışan dernekler ve isteğe bağlı olarak bütün dernekler bilanço hesabına göre defter tutabilirler. Eğer İşletme hesabına göre dernek defteri tutacaksanız, yukarıdaki 3 defterle birlikte tutulması zorunludur.

İşletme Hesabı Defteri

Dernek gelir ve giderlerinin kayıt altına alınması için işletme hesabı defteri kullanılır. Defter gelir ve gider olmak üzere iki bölümden oluştur. Gider kısmında alınan fatura ilişkin tarih, numara ve açıklama yer alırken, gelir kısmında ise, alındı belgesine ya da dekonta ilişkin tarih, numara ve açıklamaya yer verilir. Bu defter dönem sonunda işletme hesabı tablosunun yazılmasıyla (Ek-16) kapatılır. ( İşletme Hesabı Defter Örneği)

Yevmiye Defteri ve Büyük Defter

Bilanço hesabına göre defter tutacak olan derneklerin karar defter, evrak kayıt defteri ve üye kayıt defteri ile birlikte yevmiye defteri ve büyük defter tutması zorunludur. Yevmiye defteri vergi usul kanununda belirtilmiş olan esaslara ve Hazine ve Maliye Bakanlığının verdiği yetkiyle yayınlana muhasebe sistemi genel tebliğlerine göre tutulmalıdır. Vergi usul kanunların ceza hükümlerine tabi olacağınızdan, mutlaka dernek muhasebesi alanın uzman bir şirket ile çalışmanız tavsiye edilir.

Tutulması Zorunlu Olmayan Dernek Defterleri

Demirbaş Defteri

Dernek tarafından edinilen demirbaşın alınma tarihi, parçaları, açıklaması ve detayları sıra numarası ile deftere kayıt edilir. Alınan karar ile satılması ya da el değiştirmesi veya süresinin dolması durumunda demirbaş defterinden kayıt düşümü yapılır. Tutulması isteğe bağlı dernek defterleri arasında yer alır. Şeffaflık ve ulaşılabilirlik açısından tutabilirsiniz.

Alındı Belgesi Kayıt Defteri

Derneğin elde ettiği gelirler alındı belgesi ile düzenlenir. Bu alındı belgelerinin kaydı seri ve sıra numarası ile bu deftere girişi yapılır. Bu belgelerin verildiği kişilerin adı, soyadı ve aldıkları seri deftere not edilir. Eğer iade yapılacaksa alındı defterine aynı şekilde adı, soyadı ve imzası ve tarih düşülerek iadesi gerçekleştirilir.

Envanter Defteri

Bilanço hesabına göre defter tutan dernekler için tutulması isteğe bağlıdır. Hesap dönemi sonunda alacaklar, borçlar, taşınmazlar gibi kayıtların sıra numarası ile tek tek kayıt edilip takip edildiği defterdir. Muhasebe sistemleri tebliğine bağlı kalınarak tutulabilir. Ancak bu kayıtlar bilançoda yer aldığında dernek defleri arasında en az tutulan defterdir.

⇒ Yevmiye defteri, envanter defteri ve büyük defter yönetmeliğe uygun olmak şartıyla elektronik ortamda Hazine ve Maliyet Bakanlığı ile Ticaret Bakanlığınca çıkarılan tebliğler esasında tutulabilir. Diğer defterler ise Bakanlıkça oluşturulan ve izin verilen yazılımlar aracılığı ile elektronik ortamda tutulabilirler. (Madde 40)

Dernek Defterleri Tasdiki

• Dernekler tarafından tutulacak olan defterlerin noterden ya da il sivil toplum müdürlüğünden tasdik edilmesi zorunludur.
• Dernek Defterleri ara tasdiki yapılmaz. Defterler bitene kadar kullanılmaya devam edilir. Yenisi alınacağı zaman tekrar tasdik edilir.
• Bir üst maddede sadece Yevmiye Defteri için istisna mevcuttur. Yevmiye defterlerinin kullanılacağı yılın bir önceki ayında tasdiki yapılır. Ayrıca büyük defterlerin onaylatılması zorunlu değildir.
• Tasdik edilen her defter için ayrı bir tasdik numarası verilir.
• Defterlerin bilgisayar ortamında kullanılması mümkündür. Ancak kullanılmaya başlanmadan önce her sayfa numara verilir ve onaylatılarak kullanılır. Daha sonra defter haline getirilip saklanır.
• Bilgisayardan form halinde alınan çıktılar, deftere yapıştırılabilir. Ancak çıktı köşeleri yeni bir karar almadan önce deftere değecek şekilde onaylatılır.(Mühür)

Dernek Defterleri Kayıt Usulleri

• Tutulacak olan dernek defterlerinin mürekkepli kalem ile ya da tükenmez kalem ile yazılması zorunludur.
• Gerekli kayıtları deftere işlemeyen, yada tasdiksiz defter tutan dernek yöneticilerine 3 aydan 1 yıla kadar hapis cezası ya da adli para cezası verilir.
• Defterleri usulüne uygun bir şekilde tutmayan yöneticilere ya da görevli olan kişilere 1730 TL para cezası kesilir.
• Defter ve tutulacak olan kayıtlar Türkçe olmak zorundadır.
• Yevmiye defterinden yapılacak olan yanlışlıklar ancak muhasebe kurallarına göre düzeltilebilir.
• Diğer defterlerde yanlış rakam ya da yazı yazdığınızda, düzeltmek için üzerine sadece tek bir çizgi çekmelisiniz. Bu çizgiyi çektikten sonra yanına ya da üzerine eski çizdiğiniz kayıt okunacak şekilde doğrusunu yazabilirsiniz.
• Çizgi çekilen satıra yazacaklarınız sığmayacak ise, bir sonraki satıra ancak çizgi çeken kişi tarafından yazılabilir.
• Dernek defterlerini geçirilmiş olan bir kayıt silinip, okunamayacak hale getirilemez.
• Karar defterinin imza bölümü hariç, diğer sayfaları boş bırakılamaz ya da atlanamaz.
• Ciltli defterlerin sayfaları, ciltten koparılamaz.
• Derneklere ait olan belgeler, defterde kayıtlı olduğu sıraya göre dosyalanıp, saklanmalıdır.
• Dernek işlemlerinin defterlere günlük olarak kayıt edilmesi gerekir. Ancak gelir ve gider kayıtlar muhasebe kurallarına uygun olarak 10 günü geçmeyecek şekilde girilebilir.
• Dernek defterlerinin saklanmasına yönelik herhangi bir madde olmasa da, Ticaret kanununda bu süre 10 yıl, vergi usul kanununda ise 5 yıl olarak defter saklama süresi belirlenmiştir. Dernek evraklarındaki saklama süresi ise 5 yıldır.

Dernek Defterlerinin Kaybolması

Dernek tarafından tutulan karar defteri, işletme defteri veya herhangi bir defterin çalınması, kaybolması ya da okunamayacak hale gelmesi durumunda, öğrendiğiniz tarihten itibaren 15 gün içinde dernek merkezinin bulunduğu en yakın mahkemeye, Zayi Belgesi almak için başvuruda bulunmalısınız. Zayi belgesinin alınmaması durumunda sorumlular hakkında 3 aya kadar hapis ve adli para cezası uygulanır.

”Dernek defterleri ve tutulması esasları” başlıklı makalemizin sonuna geldik. Elif KARATAŞ İdari Danışmanlık Hizmetleri olarak dernek kuruluşu, tüzük hazırlanması ve defter tutulması gibi tüm süreçlerde sizlerin yanında yer almaktayız. Detaylı bilgi almak için yorumlar bölümünden ya da iletişim numaraları üzerinden bizlere ulaşabilirsiniz.