E.K. MALİ ve HUKUKİ İDARİ DANIŞMANLIK HİZMETLERİ – VAKIF ve DERNEK İŞLEMLERİ
Derneğimizi kurduk gelelim 2. Aşamaya …
Dernek kuruluş işlemlerini tamamladık peki ilk olağan genel kurul öncesi üye kaydı ?
Üye kayıt işlemleri titizlik gerektiren bi çalışma istiyor diyebiliriz. Derneğinize üye olmak isteyen kişi başvuru dilekçesi ve kimlik fotokopisini yönetim kuruluna sunar.Yönetim kurulu kabulü ya da reddini başvuran üyeye 30 gün içinde yazılı bildirim yapmak durumunda.30 günlük süre burada önemli ve bu süre içinde kararınında yönetim kurulu salt çoğunluğu tarafından karar defterine kararının alınması gerekli.Kabul edildiyse de üye kayıt defterine işlenip başvuru evrağı evrak kayıt defterinde gelen evrak kısmına kabul ya da red bildirimi de giden evrak kısmına yazılmalı bir nüshası da saklanmalıdır.Tüzüğünüz de giriş ödentisi de varsa kabulünden itibaren üyenin ödemesini yapması banka yolu ve ya Alındı Belgesi ile işletme defterine kaydı yapılması gerekir.
Üyelik işlemleri tamamlandığına göre genel kurul sürecine geçebiliriz.
NOT:Genel Kurula Çağrı Süreci başladı ise üye kaydı alınsa bile genel kurul da oy kullanamaz.
Genel kurul;
Genel kurul ister olağan olsun (olağan tüzükte belirtilen en az 1 en çok 3 yıl olan bütün üyelerin katıldığı zamanında yapılan toplantı) ister olağanüstü (normalde olması gereken süresi dışında tüzük değişikliği,taşınmazlar konusu,iktisadi işletme , şube açılış vb. konular için mevcut üyelerin toplanması) 30 gün içinde bildirim zorunluluğu olan işlemdir.Süresi içinde bildirim olmaz ise cezai yaptırım söz konusudur.
Dernek tüzüğünde belli edilen zamanlarda olağan,
Yönetim veya denetim kurulunun gerekli gördüğü hallerde veya dernek üyelerinden beşte birinin yazılı isteği üzerine otuz gün içinde olağanüstü toplanır.
Olağan genel kurul toplantılarının en geç üç yılda bir yapılması zorunludur.
Genel kurul toplantıya yönetim kurulunca çağrılır.
Çağrı usulü
Genel Kurula Çağrı Davetiyesi genel kurul sürecinden en az 15 gün önce mesaj,mail,sms,gazete ya da yazı yoluyla bildirim zorunluluğu bulunan ve yapılan bildirimin evraksal olarak dökümünün saklanması gereken aşağıda ki resimde örnek kararı bulunan aşamadır.
Genel Kurul E.K. İdari Mali ve Hukuki Danışmanlık Hizmetleri Vakıf ve Dernek İşlemleri
Yönetim kurulu, dernek tüzüğüne göre genel kurula katılma hakki bulunan üyelerin listesini düzenler. Genel kurula katılma hakki bulunan üyeler, en az onbeş gün önceden, günü, saati, yeri ve gündemi bir gazetede veya derneğin internet sayfasında ilan edilmek, yazılı olarak bildirilmek, üyenin bildirdiği elektronik posta adresine yada iletişim numarasına mesaj gönderilmek veya mahalli yayın araçları kullanılmak suretiyle toplantıya çağrılır. Bu çağrıda, çoğunluk sağlanmaması sebebiyle Toplantı yapılamazsa, İkinci toplantının hangi gün, saat ve yerde yapılacağı da belirtilir. İlk Toplantı ile İkinci Toplantı arasındaki süre yedi günden az, altmış günden fazla olamaz.
Toplantı, çoğunluk sağlanmaması sebebinin dışında başka bir nedenle geri bırakılırsa, bu durum geri bırakma sebepleri de belirtilmek suretiyle, İlk toplantı için yapılan çağrı usulüne uygun olarak üyelere duyurulur. İkinci toplantının geri bırakma tarihinden itibaren en geç altı ay içinde yapılması zorunludur. Üyeler İkinci toplantıya, birinci fıkrada belirtilen esaslara göre yeniden çağrılır.
Genel kurul toplantısı bir defadan fazla geri bırakılamaz.
Toplantı usulü
Üyelere genel kurul başlangıcında Hazurun Cetveli ismi ile de bilinen ad-soyad imzanın zorunlu tutulduğu bölümdür. Buradaki imza sayısı ve mevcut üye durumuna göre toplantı yapılır ya da çağrı da belirtilen 2. tarihe ertelenir.
Genel kurula katılma hakki bulunan üyelerin listesi Toplantı yerinde hazır bulundurulur. Toplantı yerine girecek üyelerin resmi makamlarca verilmiş kimlik belgeleri, yönetim kurulu üyeleri veya yönetim kurulunca görevlendirilecek görevliler tarafından kontrol edilir. Üyeler, yönetim kurulunca düzenlenen listedeki adları karşısına imza koyarak Toplantı yerine girerler. Kimlik belgesini göstermeyenler, belirtilen listeyi imzalamayanlar ile genel kurula katılma hakki bulunmayan üyeler Toplantı yerine alınmaz. Bu kişiler ve dernek üyesi olmayanlar, ayrı bir bölümde genel kurul toplantısını izleyebilirler.
Toplantı yeter sayısı sağlanmışsa durum bir tutanakla tespit edilir ve Toplantı yönetim kurulu başkanı veya görevlendireceği yönetim kurulu üyelerinden biri tarafından açılır. Toplantı yeter sayısı sağlanmaması halinde de yönetim kurulunca bir tutanak düzenlenir.
Açılıştan sonra, toplantıyı yönetmek üzere bir başkan ve yeteri kadar başkan vekili ile yazman seçilerek divan heyeti oluşturulur.
Dernek organlarının seçimi için yapılacak oylamalarda, oy kullanan üyelerin divan heyetine kimliklerini göstermeleri ve hazırun listesindeki isimlerinin karşılarını imzalamaları zorunludur.Toplantının yönetimi ve güvenliğinin sağlanması divan başkanına aittir. Genel kurul, gündemdeki konuların görüşülerek karara bağlanmasıyla sonuçlandırılır. Genel kurulda her üyenin bir oy hakki vardır; üye oyunu şahsen kullanmak zorundadır.
Toplantıda görüşülen konular ve alınan kararlar bir tutanağa yazılır ve divan başkanı ile yazmanlar tarafından birlikte imzalanır. Toplantı sonunda, tutanak ve diğer belgeler yönetim kurulu başkanına teslim edilir. Yönetim kurulu başkanı bu belgelerin korunmasından ve yeni seçilen yönetim kuruluna yedi gün içinde teslim etmekten sorumludur.
Mahkemece kayyim atanması veya Medeni Kanunun 75 inci maddesinin İkinci fıkrasına göre görevlendirilme yapılması halinde, bu maddede yönetim kurulana verilen görevler bu kişiler tarafından yerine getirilir.
Son Yorumlar