Dernek Genel Kurul Toplantısı Nasıl Yapılır

Genel kurul, en önemli kararların alındığı, tüzükte daha önceden belirlenmiş olan üyelerden oluşan derneğin en yetkili ve zorunlu organıdır. Dernek genel kurul toplantısı tüzükte belirtilen tarihte  olmak üzere ya da  en geç 3 yılda bir olağan olarak toplanır. Bu durum haricinde yönetim kurulu, denetim kurulu ve üyelerin 1/5’inin çağırısı ile olağanüstü toplanabilir. Genel kurulu çağrısı, toplanması ve bildirimi esasında yapılacak olan usulsüzlükler ya da eksiklikler idari ve adli ceza alınmasına neden olabilir. Bu nedenle dernek genel kurul toplantısı nasıl yapılır, tüm detayları ile hakim olmanız gerekiyor. Makale içerisinde dernek genel kurulu ile ilgili ihtiyacınız olan tüm bilgiler ulaşabilirsiniz.

Genel kurul detaylarına girmen önce ilk dernek genel kurul toplantısının nasıl yapılacağını anlatalım. Dernek tüzüğünüzü il dernekler müdürlüğü onayladıktan sonra, 6 ay içinde ilk genel kurul toplantısını yapmanız gerekiyor. Dernek kurmak için 7 kişi gerekli iken, bu genel kurul toplantısında en an az 16 kişi olmalısınız. Bu 16 kişinin en az 5’i yedek, 5’i asil yönetim kurulu üyesi, 3’ü asil, 3’ü yedek denetim kurulu üyesi olması gerekir. Eğer ilk 6 ay içerisinde genel kurulu gerçekleştirmez ve organları seçmezseniz, dernek tüzel kişiliğini kaybeder. Bu aşamadan sonrasında ise normal dernek genel kurul toplantısı prosedürleri uygulanır.

Dernek Genel Kurul Toplantısı

Genel kurul toplantısı esas itibari ile 3 aşamadan oluşur. Kurul üyelerine çağrı yapmak, Toplantı esaslarına uymak ve genel kurul toplantısı sonuçlarını üyelere ve mülki idare amirliğine bildirmektir. Tüzükte belirtilen tarihte, aksi bildirilmediği sürece, dernek merkezinde toplantı gerçekleştirilir. Şimdi olağan bir şekilde yapılacak olan dernek genel kurul toplantısının tüm aşamalarını sıralayalım.

1.Genel Kurul Çağrı Usulü

• Yönetim kurulu tarafından genel kurula katılma hakkı olan üyelerin listesi düzenlenir.
• Yönetim kurulu tarafından olağan genel kurulu yapılacağına dair çağrı düzenlenir ve karar alınır.( Karar Örneği)
• Toplantı tarihinden en az 15 gün önce olacak şekilde; toplantı yeri, günü, saati ve gündemi katılacak olan üyelere yerel gazete, e-mail, mesaj, dernek sitesi, yazılı bildirim veya herhangi bir yayın organı üzerinden bildirilir.
• Yapılacak olan genel kurul toplantısında çoğunluk sağlanmazsa, 2. toplantının yeri ve zamanı alınacak kararda belirtilmelidir. Zaman belirleme esasında ilk toplantıdan 7 gün az ve 60 gün sonra olmayacak şekilde 2. toplantının tarihi yazılır.
• 2. toplantıda gerekli çoğunluk sağlanmaz ise, genel kurulun katılımın yönetim kurulu ve denetim kurulu sayısının 2 katından az olmayacağı şekilde toplanmasına izin verilir.
• Eğer genel kurul ertelenmek istenirse, normal yapılması gereken tarihten 6 ay geçmeyecek şekilde, yine aynı çağrı usulü tekrarlanır.

Dernek genel kurul toplantısı yapmak için ilk aşama olan çağrı usulü, yukarıda maddeler halinde yazıldığı gibi tamamlanır. Şimdi toplantı usulüne yani şekline geçelim.

Genel Kurul Toplantı Usulü

• Genel kurul toplantısına katılma hakkı olan üyelerin bilgileri liste halinde toplantı alanında hazır bulundurulur.
• Bu liste ya yönetim kurulu üyeleri ya da yönetim kurulunun görevlendirmiş olduğu kişiler tarafından, toplantıya katılacak olan üyelerin kimlik bilgileri kontrol edilip, isimlerinin karşısına imzaları alınarak toplantı alanına alınır.
• Kimlik bilgisini göstermeyen, listeyi imzalamayan ya da üye olmayan birileri toplantıya alınmaz ancak farklı bir alandan toplantıyı izlemelerine izin verilir.
• Toplantıya yeterli katılım sağlanmışsa veya sağlanmamışsa bu durum yönetim kurulu üyelerince toplantı tutanağına geçilir. Katılımda üye sayısının çoğunluğu aranır. Eğer tüzük değişikliği ya da fesih işlemi yapılacaksa katılım çoğunluğunda 2/3 oranı esas alınır.
• Yönetim kurulu üyeleri genel kurul açılış yaptıktan sonra, başkan, başkan vekili ve yazman seçerek divan kurulunu oluştururlar. Divan başkanı toplantının güvenli ve sağlıklı bir şekilde yürütülmesinden sorumlu olur.
• Dernek yönetim organlarının seçimi yapılacak ise, oy kullanacak olanların divan kurulu üyelerine kimlik gösterip hazirun listesini ( isimlerin yer aldığı imzalanmış liste) imzalamaları gerekir.
• Genel kurulda yönetim kurulu tarafından yayın organlarında paylaşılan üyelere gönderilen  gündem görüşülür ve karara bağlanır.
• Toplantıda bulunan üyelerin 10’da 1’i tarafından gündeme alınması istenilen konular var ise, görüşülmek zorundadır.
• Genel kurulda gizli ya da açık oylama yapılması mümkündür. Yapılan oylamalarda tüzükte aksi belirtmediği taktirde karar yeter sayısı oy çokluğu ile belirlenir.
• Dernek genel kurul toplantısında her üyenin 1 oy hakkı mevcuttur. Bu oy hakkı vekaleten veya başka şekilde devredilemez. Bu oy sadece mevcut üye tarafından şahsen kullanılabilir.
• Kurul toplantısı sonunda görüşülen konular ile alınan kararları bir tutanağa yazılır. Bu tutanak divan başkanı ve yazman tarafından imzalanarak, yönetim kurulu başkanına teslim edilir. ( dernek genel kurul toplantı tutanağı örneği )
•  Yönetim kurulu başkanı kendisine teslim edilen tutanağı, 7 gün içerisinde yeni seçilen yönetime teslim etmekle yükümlüdür.

Genel kurul çağrı ve toplantı ilkelerini usulüne uygun yerine getirmeyenlere Dernekler Kanunu 32/b maddesi gereğince 2021 yılı için 1730 TL idari para cezası uygulanacaktır. Bu ceza hükümlerinde tüzüğe uygunlukta esas alınır. Tüzük hazırlama  başlıklı yazı üzerinden bu konuda detaylı bilgi edinebilirsiniz. Şimdi sonuç bildirim aşamasına geçebiliriz.

Genel Kurul Toplantısı Sonuç Bildirimi

• Dernek genel kurul kararları sonuç bildirimi DERBİS (Dernekler bilgi sistemi) üzerinden dernek başkanı tarafından girilir.
• Dernek genel kurul toplantısının bitiş tarihini izleyen 30 gün içerisinde yönetim kurulu, denetim kurulu ve diğer organlara seçilen üyelerin adının yer aldığı sonuç bildirim formu mülki idare amirliğine teslim edilir. (Sonuç Bildirim Formu Örneği )
• Eğer genel kurulda tüzük değişikliği yapıldıysa, DERBİS işlemi sonrası eski tüzük ile maddeleri değiştirilmiş olan yeni tüzükten 2 nüsha yönetim kurulunca imzalanıp, il mülki idare amirliğine teslim edilir.
• Sonuç bildirim tutanağının teslimini yönetim kurulu tarafından görevlendirilmiş olan yetki sahibi herhangi bir yönetim kurulu üyesi yapılabilir.
• Genel kurulda sandık kullanıldıysa, sandığa ait sonuç bildirimi de mülki amirliğe verilecek belgeler arasında yer almalıdır.

Olağan dernek genel kurul toplantısı normal şartlarda yukarıda anlatıldığı gibi gerçekleştirmektedir. Tabi her derneğin genel kurulu kendi içinde farklı istisnalara sahip olabilir. Bu gibi durumlarda bilgi ve danışmak için bizlerle iletişime geçebilirsiniz. Şimdi sizlere bir takım istisna durumlardan bahsedelim.

Genel Kurul Toplantısı Kararlarının İptalini İsteme

• Toplantıya katılan her üye alınan kararların kanuna ya da tüzüğe aykırı olması nedeniyle 1 ay içerisinde alınan kararın iptalini isteyebilir.
• Toplantıya katılmayan üyelerde ise kararın alınma tarihinden başlayarak 3 ay içerisinde mahkemeye başvurarak kararın iptalini isteyebilir.

Olağanüstü Genel Kurul Çağrısı

Olağanüstü genel kurul toplantısı, dernek yönetim kurulu ve denetim kurulunun talebiyle ya da dernek üyelerinin 5’te 1’inin yazılı isteği üzerine 30 gün içerisinde yapılmak zorundadır. Eğer yönetim kurulu genel kurulu toplantıya çağırmazsa, sulh ceza hakimliği 3 üyeyi genel kurulu toplamakla görevlendirir.

Genel Kurulun Ertelenmesi 

• Genel kurul toplantısı ilk toplantıda yeterli üye sayısının bulunmaması ilk çağrıda belirtilmek kaydı ile 7 günden az, 60 günden çok olmayacak bir şekilde ertelenebilir.
• Üye sayısının yeterli olmaması dışında, genel kurul toplantısı ertelenmek istenirse; 1. çağrı usulünde olduğu gibi yapılacak olan erteleme üyelere bildirilir. Bu durumda olağan toplantı tarihinden itibaren en geç 6 ay içerisinde genel kurul yapılmaktadır.
• Olağanüstü durumlarda ( doğal afet, yangın, salgın, sel) ertelenmesi kanun hükümleri kapsamında geçerlidir. Pandemi döneminde yapılan kurul ertelemesini örnek olarak gösterebiliriz.

Genel Kurul Yapılmazsa Ne Olur?

Dernek genel kurulu 2 defe arka arkaya yapılmadığı taktirde, derneğin feshi gerçekleşir. Bu durumda sulh ceza hakimliğinden derneğin feshi konusunda tespit belgesi istenebilir.

Dernek genel kurul toplantısının, çağrı esasına uyulmaması, merkezde toplantı yapılması, tüzüğe uygunluk ve kanuna aykırılık gibi durumlara  mahkeme iptaline karar verebilir. Ayrıca yönetim kurulu başkanına Dernekler Kanunu 32/b maddesince 2021 yılı için 1730  TL para cezası uygulanır.

”Dernek Genel Kurul Toplantısı Nasıl Yapılır” başlıklı yazımızın sonuna geldik. Aklınıza takılan konularda yorumda bulunabilir, ayrıca bizleri arayıp bilgi alabilirsiniz.