İç denetim, sivil toplum kuruluşlarında şeffaflığı ve hesap verilebilirliği arttırmak amacıyla 5253 sayılı kanunla derneklerde yapılması zorunlu kılınmıştır. Dernek iç denetim raporu; genel kurul, yönetim kurulu ve denetim kurulu üyeleri tarafından düzenlenebileceği gibi, dışarıdan bağımsız bir denetim firmasından da hizmet alınabilir. Burada esas olan derneğin tüzükte yer alan amaç ve kanunlara göre hareket edip etmediğini ve tutulan defter ve diğer dernek faaliyetlerinin kanun ve esaslarına uygun olup olmadığını denetlemektir. Yılda en az 1 kere iç denetim yapmak zorunludur. Bu yazıda iç denetim nasıl yapılır, iç denetim raporu oluşturma ve denetim kurulunun yetkileri kapsamında detaylı bilgiler aktaracağız.
Dernek denetimi konusunda yeni dernekler kanununda denetim kuruluna verilen yetkiler arttırılmıştır. İçişleri Bakanlığı dış denetimi kontrol altına almak ve kolaylaştırmak adına, iç denetime ağırlık verip örnek iç denetim raporu paylaşımı yapmıştır. Elif KARATAŞ İdari Danışmanlık Hizmetleri olarak dış denetimlerde herhangi bir sorunla karşılamamanız adına, iç denetim usul ve esaslarına dönük süreçlerde yanınızda yer almaktayız.
Dernek İç Denetim Raporu
Dernek iç denetimi her ne kadar yönetim kurulu, genel kurul ve bağımsız kuruluşlar tarafından yapılabiliyor olsa da, iç denetim sorumluluk denetim kurulu üyelerine aittir. Denetim kurulu üye sayısı en az 3 asil, 3 yedek üyeden oluşabilir. Denetim kurulu, Dernek gelir ve gider hesaplarının incelenmesi, dernek defterlerinin uygun tutulup tutulmadığı ve diğer yönetim süreçlerini denetleyip, rapor olarak yönetim kurulunu ve toplandığında genel kurula sunması gerekir. Bu düzenlenen rapora da dernek iç denetim raporu adı verilir.
Yılda en az 1 kereliğine de olsa derneklerde iç denetim yapılmak zorundadır. Dernek Tüzüklerinde bunun aksine bir madde yer alamaz. Derneğin karşılaştığı risklerin en aza indirilmesi, kaynakların etkili ve verimli kullanılması ve yasalara uygun bir şekilde dernek faaliyetlerinin yürütülmesi için iç denetim raporu ayda bir, üç ayda bir ya da altı ayda bir gibi süreçlerde oluşturulması derneğin avantajına olacaktır. Zira dernek defterleri ya da farklı bir süreçte yapılacak hatalarda bildirim yükümlülüğü süresi geçeceğinden, cezadan kaçınmanız mümkün olmayacaktır.
Not: Dernek iç denetim raporunun dernek tüzüğünde yer alan esas ve usullere göre yılı geçmemek kaydıyla oluşturması 2020/21 sayılı genelge kapsamında zorunludur. Dernek yönetimi denetim kurulu tarafından istenilen her türlü belge ve evrakları göstermek ve sunmakla zorunludur.
Dernek İç Denetim Raporunun Doldurulması
Dernek iç denetim raporu oluştururken, İçişleri Bakanlığı tarafından yayınlanmış olan örnek raporda yer alan aşağıdaki soruları denetim raporuna ekleyebilir ve arttırabilirsiniz. Ancak burada önemli olan kısım deneti raporu oluşturmak değildir. Dernekler kanununda belirtilen esaslara ve hükümlere göre denetimi doğru yapmaktır. Aksi taktirde denetlendiği halde fark edilmeyen usulsüzlüklerden ve verilecek cezalardan sorumlu tutulacaksınız.
Dernek iç denetim raporunun giriş kısmına öncelikle; derneğin adı, kütüğü, yerleşim yer adresi, bir önceki denetim tarihi, denetimin kapsadığı dönem ve denetim yapan kurulun adı yer alır. Alt kısımda ise aşağıda olduğu gibi denetimde incelenecek olan hususlara yer verilir.
- Dernek Üyelik İşlemleri Denetlenmesi: Üyelik başvurularının yazılı olarak yapılıp yapılmaması, yapılan üyelik başvurularının 30 gün içinde değerlendirmeye alınması, sonucun üyeye bildirilmesi ve üye olanların bilgilerinin 45 gün içinde il sivil toplum müdürlüğüne bildirilip bildirilmediği denetlenir.
- Genel Kurul Toplantısı Denetimi: Genel kurulun zamanında yapılması, hazirun listesinin düzenlenmesi, katılma hakkı bulunan üyelerin listede olması ve 15 önceden çağrı yapılıp, yapılmadığı ve toplanda işleyişi ile ilgili bir çok detay denetlenir.
- Dernek Faaliyetlerinin Denetlenmesi: Dernek tüzüğünde yer alan amaçları gerçekleştirmek üzere faaliyetlerde bulunmuş mu ya da bulunmuş olduğu faaliyetler anayasa çerçevesinde suç unsuru oluşturuyor mu?
- Yurtdışından Yardım Alma ve Faaliyetler: Derneğin yurtdışından ayni ya da nakdi yardım alması, yardımın banka kanalları üzerinden yapılması, yapılan yardımların amacına ve kanun kapsamına uygun olup olmadığı denetlenir.
- Derneğin Defterlerinin Denetimi: Dernek defterlerinin usulüne uygun tutulması konusunda yapılacak denetimleri içerir. Bunun için karar defteri, işletme defteri, evrak kayıt defteri, üye kayıt defteri ya da dernek bilanço hesabına göre kayıt tutuyorsa yevmiye ve büyük defterin denetiminin yapılması gerekir.
- Dernek Giderlerinin İncelenmesi: Dernek kaynaklarının giderleri tüzükte yer alan amaca uygun bir şekilde harcanması, harcama belgelerinin kaydı, bedelsiz mal dağıtımı, hesap tabloları ile karşılaştırılması gibi konularda denetim yapılır.
- Alındı Belgelerinin Denetlenmesi: Dernek tarafından bastırılan alındı belgelerinin usulüne uygun batırılması, ciltlenmesi, sayman tarafından tutanak ile teslim alınması, gelirlerin toplanmasında alındı belgesinin düzenlenmesi, yetki belgelerinin düzenlenmesi ve sürelerinin kontrol edilmesi denetime tabi olur.
- Dernek Lokalinin Denetlenmesi: Dernek lokalinin izin belgesi, sorumlu müdürün tayini, müdür değişikliğinin dernekler birimine bildirimi, kimlik kartlarının kontrolü, dışarıdan üye olmayanların alınıp alınmaması gibi durumlar dernek iç denetim raporu maddelerin yer almalıdır.
- Dernek Sandığının Denetimi: Derneğin sandığı varsa, yönetmeliğe uygun olarak kurulması, sandık organlarının oluşturulması, sandık genel kurulların zamanında yapılması ve sandığa ait tutulan defterler iç denetime tabidir.
- Beyanname Denetlenmesi: Beyannamelerin usulüne uygun bir şekilde yılın ilk 4 ayını geçmeyecek şekilde DERBİS üzerinden ya da il dernekler müdürlüğüne teslim edilip, edilmediği denetlenir. (Dernek Beyannamesi)
- Dernek Projelerinin Denetlenmesi: Dernek tarafından yürütülen projelerin Dernekler Yönetmeliği 91. madde kapsamında belirtilen usullere uyup uymadığı belirlenir.
- Üst Kuruluş Üyeliği: Dernekler herhangi bir federasyon ya da konfederasyona üye midir? Üye ise dernek tarafından yetkili belirleme aşamasında alınmış kararların usule ve dernek tüzüğüne uygunluğu iç denetim raporunda yer alır.
- Derneğin Taşınmaz Malları: Derneğin taşınmaz mallarının olup olmadığı, dernekler müdürlüğüne Ek-26 formu ile bildirilmesine ve taşınmaz malların amacı doğrultusunda kullanılmasına bakılır.
- Dernek Yayınları: Derneğe ait sürekli ya da aralıklı yayın yapan organların olması, bu organlar için sorumlu müdür atanması ve yönetmeliğe uygun olması denetlenir.
- Dernek İktisadi İşletmesinin Denetlenmesi: Derneğin ticari faaliyetlerinin bulunması durumunda, Kurumlar Vergisi usullerine uygun işletilip işletilmediği, ücretli çalışanların SGK durumu, mevzuata aykırı durumların oluşup oluşmadığı incelenir. (Dernek İktisadi İşletmesi)
- Dernekler Kanununa ve Yönetmeliğine Uygunluk: Denetim maddeleri içinde yer almayıp dernekler kanunu ve dernekler yönetmeliğinde yer alan ve anayasa hükümlerine aykırı faaliyetler içinde bulunup, bulunulmadığı denetime tabidir. (Dernek Cezaları)
- Yardım Toplama İzni: Dernekler yardım toplayacaksa ilçe sınırları içerisinde Kaymakamlıktan, farklı il bölgelerinde yardım toplayacaksa valilikten izin alır. Yardım toplama izninin alınması, yardım karşılığı verilecek makbuzlar, dernek tarafından satılacak biletler ve tüm bunların hesap kayıtlarına geçmesi detaylı bir şekilde denetlenmelidir.
- Dernek Hesap Tablosu: Derneğin mali bilgilerinin yer aldığı hesap tablosu, denetim raporunun sonunda yer alır. Borç, alacak ve kasada bulunan mevcut sadeleştirilip, genel toplam olarak sunulur.
- Önceki Dönem Denetimi: Bir önceki yapılan denetimde, eleştirilen eksikliklerin düzeltilip, düzeltilmediğine yer verilir.
- Tenkit ve Öneri Raporu: Son olarak denetim yapan kurul tarafından dikkat edilmesi gereken hususlar konusunda uyarıda ve tavsiyede bulunulur.
Yukarıda maddeler halinde ve özet şeklinde sıralanmış olan dernek iç denetim raporu unsurları yazıldıktan sonra 3 kurul üyesi tarafından ad, soyad ve imza atılır. Bu belgeden 2 adet düzenlenip, biri yönetim kuruluna, diğer genel kurulu sunulur. Eğer suç unsuru bulunan herhangi bir usulsüzlük bulunursa, il dernekler müdürlüğüne ve ilgili mercilere bildirilir. Rapor düzenlerken İçişleri Bakanlığının sunmuş olduğu Dernek iç denetim raporu örneğini esas almalısınız.
Dernek Denetim Raporu ile İlgili Dikkat Edilmesi Gerekenler
Dernek iç denetim raporuna bir an önce hazırlanıp, bitirilmesi gereken bir evrak gözüyle bakmayınız. Bu rapor eksiksiz bir şekilde derneğin denetlendiğine dair, denetim kurulunun beyanını sunmaktadır. 2021 yılı için derneklerde yer alan usulsüzlüklere ilişkin cezalar 1730 TL ile 545.500 TL arasında değişmektedir. Usulsüzlüğün niteliğine göre bu ceza sadece denetim kurulu üyelerine değil, tüm kurul üyelerine verilebilir. Bu nedenle işinizi şansa bırakmayınız.
Elif KARATAŞ İdari Danışmanlık Hizmetleri olarak tüm dernek yönetim süreçlerinde sizlerin yanında yer almaktayız. Dernekler kanunu, dernek muhasebesi ve yönetmelik alanında tecrübeli ve uzman kadromuzla tüm süreçleri profesyonel bir şekilde yönetiyoruz. Bilgi almak için iletişim numaralarımız üzerinden bizlere ulaşabilirsiniz.
Ziyaretçi Yorumları